L’audit da remoto e la certificazione in tempo di emergenza sanitaria

Rosaura Morelli, RINA

L’emergenza sanitaria diffusasi su scala globale, a causa del virus COVID-19, ha provocato un blocco, per oltre due mesi, di una parte delle attività produttive e degli spostamenti delle persone fisiche.

Nel campo delle certificazioni, in Italia, gli Organismi di Certificazione e Ispezione hanno continuato ad operare poiché svolgono attività funzionali e di indifferibile necessità. Le disposizioni emesse dall’International Accreditation Forum ed assunte in Italia da ACCREDIA, hanno permesso agli Organismi di Certificazione di continuare ad effettuare le attività di verifica di conformità di terza parte effettuando Audit in Remoto anche per il 100% dei tempi di audit.

Una possibilità già garantita da Rina su richiesta dell’organizzazione e che rappresenta ora per le aziende un’opportunità per poter garantire la propria continuità operativa confermando la validità e il mantenimento del proprio sistema di gestione.

Un Audit in Remoto avviene quando un auditor effettua l’attività di verifica della conformità, in tempo reale, dei processi aziendali, delle politiche, delle procedure implementate nella realtà aziendale attraverso strumenti informatici sicuri ed affidabili. L’auditor può intervistare i responsabili dell’organizzazione in videoconferenza ed esaminare, attraverso la condivisione dello schermo, i documenti da remoto, ponendo domande, raccogliendo evidenze di conformità e chiedendo precisazioni.

Altra disposizione contenuta nella circolare di ACCREDIA indica che le attività di sorveglianza o rinnovo di una certificazione possono essere posticipate di 6 mesi, senza che ci sia una perdita di validità del certificato.

Ad oggi RINA ha un ritardo di pianificazione minimo che si aggira nell’ordine dell’11%.

E’ stata posticipata di 6 mesi anche il termine per la transizione alla norma ISO 45001:2018 dei certificati OHSAS 18001:2007. In particolare:

  • Tutti i certificati ancora in conformità alla OHSAS 18001:2007 saranno riemessi con la scadenza del 30/09/2021 (originariamente la deadline prevista per completare la migrazione era l’11/03/2021);
  • Per i soli certificati sotto accreditamento ACCREDIA è possibile effettuare audit in conformità alla norma OHSAS 18001:2007 fino all’11/09/2020. A partire dal 12/09/2020 tutti gli audit dovranno necessariamente essere effettuati in accordo alla ISO 45001:2018.

A fronte di uno scetticismo iniziale, le organizzazioni clienti RINA hanno risposto in maniera positiva all’introduzione delle tecniche di audit a distanza rilevando l’opportunità di gestire meglio e con maggiore flessibilità i tempi della verifica sebbene venga meno l’aspetto relazionale diretto. Fondamentale è ritenuta la stabilità dei collegamenti proprio per non rendere ancor più difficile la comunicazione.

Tutte le azienda che hanno effettuato l’audit a distanza suggeriscono una riflessione sulla maggior sostenibilità ambientale, aspetto questo da tener bene a mente quando potremo ritornare alla cosiddetta “vita normale”.

In dialogo con Luca Ghisletti e Simona Fazio di Spazio Aperto Servizi

La cooperativa, nel corso dell’emergenza Covid 19, ha scelto di procedere allo svolgimento dell’audit, in modalità da remoto, in un periodo estremamente complesso per l’organizzazione e la gestione delle attività, al fine di dimostrare la propria capacità di  mantenere alto il livello qualitativo dei servizi anche in virtù del proprio assetto organizzativo e all’efficacia nella rimodulazione dei sistemi di gestione.

Grazie all’impegno dei livelli direttivi e di coordinamento dei servizi coinvolti nell’attività di audit, così come la disponibilità dell’auditor, è stato possibile affrontare con efficacia il momento di verifica superando i limiti della connessione da remoto, certamente più penalizzante rispetto al contatto diretto e al coinvolgimento che normalmente si realizza in fase di audit in presenza. L’esperienza vissuta è stata infatti valutata positivamente e si è dimostrata efficace per poter dimostrare la validità del proprio sistema gestionale.

Un’esperienza che si è rivelata costruttiva e che sicuramente potrebbe rimanere attiva anche in futuro, aldilà del periodo di emergenza, affiancandosi e integrando la modalità in presenza.

Biosafety trust certification

Daniela Asaro, RINA

Pensando al dopo sarscov2, Rina Services ha creato lo schema di certificazione denominato Biosafety trust certification. Lo schema è rivolto principalmente al post -covid con due obbiettivi quadro:

  • Riottenere la fiducia per quelle organizzazioni, come parte di quelle all’interno del Gruppo CGM, per le quali il rischio biologico era già concepito all’interno dei dvr o delle procedure di gestione del rischio clinico,
  • Dare nuova fiducia per quelle organizzazioni, che per la tipologia di attività non erano use ad identificare e gestire un rischio di tipo biologico, una sfida questa, che ha già dato interessanti frutti nel mondo industriale

Lo schema definisce i requisiti di un sistema di gestione per la prevenzione ed il controllo delle infezioni; lo standard e’ costruito secondo i requisiti hls (high level standard) che rendono omogenee e integrabili le principali norme di sistema (iso 9001/iso14001/iso 45001 etc).  Sono identificati in allegato allo standard un discreto numero, pur mai esaustivo, di agenti infettivi, virus, batteri, funghi, parassiti e predisposte linee guida per settore  (la cui applicazione non è obbligatoria) volte ad indirizzare l’analisi del rischio. Lo schema parte dalla definizione del contesto rispetto al tema infezioni in cui l’organizzazione si muove, chiede un’analisi dei rischi strutturata sulla possibilità di introduzione nei processi di fattori di rischio legati alla possibilità di diffondere una infezione durante le attività aziendali, da questa analisi scaturiscono azioni di mitigazione volte a prevenire e gestire. Le linee guida, nascendo nel periodo storico del lockdown non possono ignorare la problematica “covid-19” e contengono dei requisiti specifici su questa tipologia di rischio.

Innovativa è la richiesta di introdurre una metodologia di osservazione dei comportamenti, un’attività distaccata, di supervisione atta a vigilare sulla corretta applicazione dei requisiti, ma ancora di più sulla validità globale delle misure intraprese, con un impatto unico ed imprescindibile sulla consapevolezza del personale, fondamento di una corretta gestione del rischio-infezione.

Lo schema RINA è articolato nel triennio ed è in fase di accreditamento a livello internazionale, ad oggi è l’unico sistema di gestione sul tema infezioni valido per tutti i settori produttivi e dei servizi e a livello planetario.

Rina e Gruppo CGM includono lo schema Biosafety trust certification nella convenzione generale nata nel 2010 che determina tariffe e condizioni di favore per i consorzi e le cooperative associate.